RESOLUCIÓN Nº 412/04
POR LA CUAL SE ADECUAN A LA LEGISLACIÓN VIGENTE LAS
DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS DE REGISTRACIÓN CONTABLE Y DE SU EMPLEO POR
MEDIOS COMPUTACIONALES
Asunción, 01 de octubre de 2004.
VISTO: Los artículos 186º, 189º
(texto actualizado) y 192º de la Ley 125/91 "Que establece el Nuevo
Régimen Tributario", y del Título III de la Ley No 1034/83 "Del
Comerciante", y las Resoluciones N° 33/92 y 168/92; y
CONSIDERANDO: Que es necesario
adecuar los reglamentos referidos a la Registración Contable,
unificarlos en un solo cuerpo, con el fin de facilitar su comprensión y
tratamiento por parte de los contribuyentes.
Que la Administración Tributaria dispone de la
facultad de fijar normas generales y dictar los actos necesarios para la
fiscalización de los tributos y en este orden cuenta con la prerrogativa
suficiente a los efectos de exigir que los contribuyentes lleven libros
especiales o adicionales de sus operaciones.
Que la utilización del Libro Mayor facilitará la
tarea de control y verificación del cumplimiento de la obligación
tributaria, resultando una medida conveniente para que la Administración
cumpla con mayor eficiencia y celeridad su función fiscalizadora.
Que los constantes avances observados en el sector
informático hace necesario adecuar la normativa vigente sobre esta
materia, enfocado principalmente a su optimización y con este propósito
resulta conveniente establecer las obligaciones formales que los
contribuyentes deben cumplir a fin de proceder a la registración
contable por medio de sistemas computacionales.
Que independientemente del sistema adoptado por el
contribuyente, la legislación comercial invocada, dispone con extrema
precisión que la contabilidad se deberá llevar mediante contador
matriculado, siendo ambos responsables solidariamente de que en los
asientos se registren con fidelidad los documentos y constancias en cuya
base hayan sido extendidas, y que el método de contabilidad a ser
utilizado es de partida doble, para cuyo efecto se reflejarán las
operaciones tanto en los libros como en las hojas previamente
rubricadas.
Que la experiencia recogida, en concordancia con los
avances ya señalados, demuestran la existencia en el mercado de varios
programas elaborados para tales efectos, cuyo uso están a cargo del
profesional contable, quien en función a su formación es la persona que
debe determinar, si el mismo cumple con los requisitos que tanto la
ciencia contable como las disposiciones legales exijan.
Que, igualmente, el profesional técnico proveedor del
programa es la persona que debe conocer profusamente sus características
y por ende es quien debe certificar la inalterabilidad de los datos
procesados y que todo error y posterior corrección de los datos queden
registrados en su historial.
Que el ordenamiento tributario nacional se encuentra
en un período de transición, motivo por el cual es preciso que los
contribuyentes vayan adecuando sus registros y sistemas, ajustándolos
con la debida anticipación.
Por tanto
EL VICEMINISTRO DE TRIBUTACIÓN
RESUELVE:
DE LOS LIBROS CONTABLES Y SU REGISTRACIÓN
Art. 1º - REGISTROS CONTABLES: Los contribuyentes
deberán llevar sus anotaciones contables de conformidad con las
disposiciones legales y reglamentarias que rigen la materia, y a los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
Art. 2º - LIBROS CONTABLES: Los contribuyentes que
deban llevar registraciones contables de conformidad con el
artículo 74º
de la Ley No 1034/83 y aquellos que de acuerdo a las obligaciones
tributarias a que estén afectados deban registrar, igualmente, sus
operaciones acorde con dicha normativa, además de los libros
obligatorios –Diario e Inventario – deberán contar y registrar sus
operaciones en los libros contables que se detallan a continuación, sin
perjuicio de los libros que por disposiciones especiales estén obligados
a llevar:
• Libro Mayor,
• Libros de Ventas y de Compras.
Art. 3º - CONTABILIDADES ANALÍTICAS: En caso de
contabilidades analíticas o libros auxiliares (tales como: caja,
compras, ventas y otros), podrán efectuarse en el libro diario asientos
sintéticos comprensivos de operaciones realizadas en períodos de tiempo
no mayores de un mes. Para ello será necesario que en los libros
auxiliares se asienten en forma detallada, las operaciones diarias,
según el orden en que se hubieran efectuado, de acuerdo con los
principios aceptados en la técnica contable, considerándose parte
integrante del Diario, debiendo el libro auxiliar optado ser rubricado
previamente por el Registro Público de Comercio.
En ningún caso se acordará valor probatorio para el
contribuyente a las anotaciones efectuadas en planillas, hojas sueltas o
similares y el mismo surgirá solamente de su incorporación a los libros
rubricados, salvo en el caso en que la contabilidad sea por sistemas
computarizados.
ART. 4º- COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Todas las
operaciones contables deberán estar respaldadas por sus respectivos
comprobantes y solamente de la fe que estos merecieran resultará el
valor probatorio de aquellas.
Los comprobantes de contabilidad, las planillas y las
cintas registradoras se deberán mantener debidamente ordenados y
conservarse a los fines de su fiscalización por el término de
prescripción.
Art. 5º - LIBRO MAYOR: En el Libro Mayor se
registrarán en forma clasificada y sistemática los hechos contables ya
registrados en el Diario, por orden cronológico, de tal manera que se
conozca el movimiento y saldo de cada una de las cuentas.
El Libro Mayor debe estar numerado en todas sus
hojas, las cuales deberán estar rubricadas o selladas, antes de su
utilización, por el Registro Público de Comercio, de conformidad a lo
dispuesto en el artículo 78º de la Ley 1034/83.
Art. 6°.- LIBROS DE VENTAS Y DE COMPRAS: Los
contribuyentes que deban llevar registros contables, de acuerdo a lo
establecido en los artículos 1º y 2º de esta reglamentación y todos
aquellos que realizan operaciones gravadas por el Impuesto al Valor
Agregado, deberán llevar libros de ventas y de compras en los que se
anotarán las transacciones realizadas. También se podrá exigir otros
registros especiales que permitan controlar el movimiento de las
operaciones gravadas, de las exentas y las de exportación.
También deberán llevar en sus registros contables,
una cuenta especialmente identificada que se denominará "IMPUESTO AL
VALOR AGREGADO", en la que se acreditará el impuesto generado en cada
operación gravada y se debitará el monto del impuesto incluido en los
comprobantes de compra de bienes y servicios.
En la misma, también se reflejarán los restantes
actos que la afecten.
La mencionada cuenta no integrará los rubros de
pérdidas ni de ganancias del estado de resultados a los efectos del
Impuesto a la Renta.
Los contribuyentes deberán discriminar en sus
registros contables de caja, ventas, compras y diario, las operaciones
gravadas, exoneradas y de exportación, así como las que eventualmente se
realicen fuera del ámbito jurisdiccional del impuesto. El IVA
correspondiente a las operaciones gravadas deberá estar registrado en
forma separada, en la cuenta que llevará su misma denominación.
Art. 7º.- LIBRO INVENTARIO: Cuando en el Libro
Inventario se consigna en forma sintética los distintos rubros que
integran el inventario y cuyo detalle figure en otros registros, se
considerán estos parte integrante de aquel y revestirá el carácter de
obligatorio.
DEL EMPLEO DE MEDIOS COMPUTARIZADOS PARA LA
REGISTRACION CONTABLE
Art. 8º.- CONTABILIDAD COMPUTARIZADA: Será admitido
contabilizar las operaciones en registros elaborados a base de sistemas
computarizados, siempre que el programa respectivo permita obtener los
datos que la Administración requiere para el cumplimiento de sus fines.
La Administración tendrá la facultad para acceder
directamente a los programas y a los datos de contabilidad a los efectos
de la fiscalización de los impuestos que administra.
El contribuyente que desee utilizar un sistema
computarizado para el registro de sus operaciones contables deberá
comunicar a la Administración, acompañado de los datos y requisitos que
se mencionan en la presente resolución.
Art. 9º.- FORMULARIO DE COMUNICACIÓN: Los
contribuyentes que opten por emplear medios computacionales para llevar
registrada su contabilidad, comunicarán a la Administración, por medio
del formulario cuyo modelo y contenido consta en el anexo de la presente
disposición y forma parte de la misma.
El formulario deberá ir acompañado de los siguientes
recaudos:
• Fotocopia del RUC del contribuyente,
• Fotocopia de la Cédula de identidad del firmante, y
• Fotocopias autenticadas de los informes del contador y proveedor del
software, según lo previsto en el artículo siguiente,
• En los casos de actualización de los sistemas utilizados, adjuntar
copia de la autorización emitida por la Administración.
Aclarado
su alcance por los artículo 3º y 4º de la Resolución Nº 535/04
Art. 10º - INFORMES TÉCNICOS: El uso de medios computacionales deberá
ser avalado por un Contador Público, certificando que el programa a ser
utilizado cumple con las exigencias de la legislación vigente y con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Asimismo, deberá contar con el informe técnico de la
empresa o profesional proveedor del programa que garantice la
inalterabilidad de la información procesada en el sistema y que toda
modificación debe quedar registrado en el historial.
El contribuyente deberá conservar la documentación
completa del software de aplicación (en extenso) y la certificación del
Contador Público. Asimismo, deberá conservar en la empresa como parte
integrante de su archivo tributario, las siguientes informaciones:
1) Plan de Cuentas. Este deberá considerar cuentas o
sub cuentas representativas de las obligaciones tributarias que le
afecten, tales como: IVA, Impuesto a la Renta, Retenciones (IVA, Renta,
Ganado); Impuestos Varios (Selectivo al Consumo, Actos y Documentos,
Inmobiliario, otros); 2) Diagrama de flujo de datos (DFD); 3) Diagrama de Entidad – Relación (DER);
4) Diccionario de datos del sistema contable, con la siguiente
información:
a) La información general de la base de datos.
b) Las definiciones de todos los esquemas en la BD (tablas, índices,
vistas, clusters, sinónimos, secuencias, procedimientos, funciones,
paquetes, triggers, etc).
c) El nombre del sistema, si lo posee.
5) Descripción de las medidas de seguridad para resguardo de la
información; 6) Rutina del proceso para recuperar el sistema en caso de falla de
energía, o problemas técnicos y otros accidentes que impidan el normal
funcionamiento del equipo;
Art. 11º - CONSTANCIA: Las Reparticiones señaladas en
el articulo 13º siguiente, expedirán una constancia de recepción de la
comunicación formulada por el contribuyente, de haber optado por
realizar sus registros contables por medios computacionales, o su
actualización en su caso, identificando en el mismo al contador y al
profesional o empresa proveedora del sistema.
Prorrogada
su vigencia por el artículo 6º de la Resolución Nº 535/04
Art. 12º - UNIFORMIDAD CONTABLE: La registración en
los libros Diario, Inventario, Mayor y los auxiliares utilizados
conforme al articulo 3º de esta Resolución, así como la confección de
los Balances Impositivos y del Cuadro de Revaluó, es indivisible, por lo
que deben ser llevados simultáneamente y mediante la misma modalidad
(registración manual o computacional), de igual modo que el de ventas y
compras, si se llevan separados. El resto de los libros auxiliares
pueden ser llevados mediante el mecanismo que el contribuyente estime
conveniente.
Art. 13º - REPARTICIONES RESPONSABLES: Serán
competentes para la recepción de las comunicaciones y la expedición de
los Certificados, las Direcciones Generales de Fiscalización Tributaria
y de Grandes Contribuyentes.
Art. 14º - VIGENCIA: Esta Resolución entrara a regir
desde el día siguiente a su publicación en dos diarios de circulación
nacional, de acuerdo a lo que dispone el articulo 188º (texto
actualizado) de la Ley Nº 125/91, con excepción de lo relativo a la
obligatoriedad de contar con el Libro Mayor que deberá ser aplicado a
partir del 1º de Enero de 2005.
Se deja
sin efecto por lo dispuesto en el artículo 5º de la Resolución Nº 535/04
Art. 15º – TRANSITORIO: Hasta tanto se ponga a
disposición de los contribuyentes el formulario de comunicación
mencionado en el artículo 8º, los mismos, deberán adecuar sus
comunicaciones en hojas comunes con el formato y contenido aprobado
Art. 16º -
DEROGACIONES: Derogase los artículos
13º,
17º y
18º de la
Resolución 33/92 y la
Resolución Nº 168/92.
Art. 17º - Publíquese, comuníquese a quienes
corresponda y cumplido archívese.
ANDREAS NEUFELD TOEWS
VICEMINISTRO DE TRIBUTACIÓN
Anexo: Modelo de
Formulario de Comunicación de Uso o de Actualización de Medios
Computarizados para la Registración Contable.
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